Un caso práctico breve.

Una investigadora prepara su tercera propuesta del año: una europea, una estatal y una regional. Cada una, por separado, es sólida. Pero si se suman las dedicaciones comprometidas, el resultado supera su jornada.

Nadie ha hecho nada mal. Simplemente, nadie ha cruzado los tres compromisos a la vez.

Por eso la justificación económica empieza en el diseño. En Horizon Europe, la calidad y eficiencia de la implementación es uno de los tres criterios de evaluación. La coherencia entre lo que se promete, los medios que se solicitan y la capacidad real de ejecutarlo forma parte de la calidad del proyecto.

Cuatro preguntas antes de enviar:

1. ¿Es viable la dedicación del equipo, sumando todos sus proyectos?
2. ¿Cada recurso solicitado se corresponde con una actividad concreta?
3. ¿Cómo se documentará la ejecución, mes a mes?
4. ¿Quién detectará las desviaciones, y con qué margen para corregirlas?

Aquí una oficina de apoyo a la investigación aporta lo que ningún proyecto aislado puede ver: acompaña al equipo investigador, traduce las condiciones de financiación en pautas claras y mantiene la visión de conjunto de compromisos, recursos y plazos.

Las reglas resultan útiles cuando cada persona sabe aplicarlas a su parte del proyecto.

Una propuesta bien construida responde a tres preguntas: ¿qué queremos conseguir?, ¿con qué medios? y ¿cómo acreditaremos lo realizado?

¿Cuál de las cuatro preguntas se queda sin respuesta más a menudo en vuestros proyectos?

Si tuvierais que añadir una quinta pregunta a la lista, ¿cuál sería? La mía estaría entre estas dos: ¿quién valida la dedicación antes de enviar la propuesta? y ¿qué compromiso se puede acreditar realmente con la documentación prevista?

English version:

R&I proposals: spotting an over-commitment of staff time at the design stage costs a conversation. At the reporting stage, a repayment.

Before submitting a proposal, read it the way the evaluator will read it. Then read it the way the person who has to report on it will.

A brief case study.

A researcher is preparing her third proposal of the year: one European, one national and one regional. Each one, on its own, is solid. But add up the time committed across the three and the total exceeds her working hours.

Nobody has done anything wrong. It is simply that no one has cross-checked the three commitments together.

That is why financial reporting starts at the design stage. In Horizon Europe, the quality and efficiency of the implementation is one of the three evaluation criteria. Consistency between what is promised, the resources requested and the real capacity to deliver is part of the project's quality.

Four questions before submitting:

1. Is the team's time commitment feasible once all their projects are added up?
2. Does each resource requested correspond to a specific activity?
3. How will implementation be documented, month by month?
4. Who will detect deviations, and how much room will there be to correct them?

This is where a research support office contributes what no single project can see. It works alongside the research team, translates funding conditions into clear guidelines and keeps an overview of commitments, resources and deadlines.

Rules become useful when each person knows how to apply them to their own part of the project.

A well-built proposal answers three questions: what do we want to achieve, with what means, and how will we demonstrate what was done?

Which of the four questions most often goes unanswered in your projects?

If you had to add a fifth question to the list, what would it be? Mine would be one of these two: who validates the time commitment before the proposal is submitted, and what commitment can actually be evidenced with the planned documentation?

Desde el 2 de agosto, el artículo 50 del AI Act aplica nuevas obligaciones de transparencia para determinados sistemas y contenidos generados o manipulados mediante IA. Pero la respuesta no es simplemente "todo contenido generado con IA debe llevar una etiqueta".

La regulación distingue entre proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA, tipos de contenido y contextos de utilización. Los proveedores de sistemas generativos tienen obligaciones de marcado legible por máquina; los responsables del despliegue deben informar a las personas en determinados supuestos, como los ‘deepfakes’ o ciertos textos sobre asuntos de interés público.

Existe además un período transitorio hasta el 2 de diciembre para determinadas obligaciones de marcado de sistemas generativos que ya estaban en el mercado antes del 2 de agosto.

Parece un detalle jurídico. Aunque creo que revela algo bastante mayor.

Entre aprobar una regulación y conseguir que una organización o una sociedad sepa cómo aplicarla existe un enorme espacio de gobernanza.

Y ese espacio no se resuelve únicamente con cumplimiento normativo.

Actualmente estoy participando en el desarrollo de una consultoría vinculada a una auditoría sobre gobernanza de IA y aplicación del AI Act para organizaciones internacionales dentro y fuera de la región de Europa. Una cuestión aparece una y otra vez: cumplir una norma y conseguir que una organización la entienda, la incorpore a sus procesos y sea capaz de explicarla son capacidades diferentes.

- Una política puede estar aprobada y no haberse convertido todavía en procedimiento.

- Un procedimiento puede existir y no haber llegado a quien toma decisiones.

- Una obligación de transparencia puede estar vigente y seguir siendo desconocida para quienes deberían beneficiarse de ella.

Ahí aparece uno de los grandes retos de la siguiente fase de la IA en Europa: cerrar la distancia entre regulación e implementación.

El propio Reglamento explica que estas obligaciones persiguen, entre otras cosas, que las personas puedan reconocer cuándo interactúan con IA o están expuestas a determinados contenidos generados por IA y tomar decisiones informadas.

Por eso la comunicación no llega al final de la gobernanza. Forma parte de ella.

Europa ha dedicado los últimos años a construir las reglas de la IA. El reto inminente será convertir esas reglas en comportamientos, procesos y decisiones que organizaciones y ciudadanos puedan realmente entender y utilizar.

La gobernanza empieza en la norma. Pero solo funciona cuando llega a la persona.

¿Dónde creéis que está hoy la mayor brecha: en conocer la regulación, interpretarla correctamente o convertirla en procesos reales dentro de las organizaciones?