Un caso habitual. Un equipo investigador prepara su solicitud para una nueva convocatoria de una agencia. Esa misma semana, la oficina recibe de esa agencia un requerimiento sobre la justificación de un proyecto cerrado hace dos años. Son dos expedientes en unidades distintas y con plazos distintos. Para el financiador, en cambio, se trata de la misma entidad.

La relación entre ambos expedientes no es solo de imagen. Un requerimiento resuelto de forma incompleta puede acabar obligando a devolver parte de la ayuda: un reintegro. Y la Ley General de Subvenciones, en su artículo 13.2.g), impide obtener la condición de beneficiario a quien no esté al corriente de pago de sus obligaciones por reintegro. Un requerimiento abierto no equivale a esa situación, pero exige seguimiento. En los proyectos europeos el mecanismo es distinto, pero la lógica tiene un paralelismo: la Comisión puede iniciar una auditoría hasta dos años después del pago final y, si hay importes que devolver, compensarlos con pagos de otras subvenciones. Por eso quien atiende el requerimiento necesita saber que hay una solicitud en marcha, y quien acompaña la solicitud necesita saber qué sigue abierto con ese organismo.

Una herramienta sencilla permite cruzar las dos informaciones: una ficha por financiador que responda a tres preguntas.

1. Qué hemos comprometido: proyectos vigentes, ingresos y gastos, y próximas justificaciones.
2. Qué sigue abierto: requerimientos, incidencias y posibles reintegros, cada uno con su responsable, su fecha y documentación de respaldo.
3. Qué viene después: las próximas convocatorias de ese organismo y qué equipos podrían presentarse.

La ficha necesita información validada y una responsabilidad clara de actualización. Con fuentes conectadas, las alertas pueden automatizarse y la IA puede ayudar a preparar borradores; la comprobación y la decisión siguen correspondiendo al equipo gestor.

Es una página que se revisa antes de dar luz verde a una nueva solicitud.
Es el criterio que resulta útil en este ecosistema: un proyecto está bien gestionado cuando su cierre no condiciona los siguientes.

¿Cruzáis de forma automática el estado de justificaciones y requerimientos con el calendario de nuevas convocatorias, o se revisa caso a caso?